全タスク二巡法


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「全タスク二巡法」は大きなタスクの処理の淀みない流れを作ります。「全タスク二巡法」は計画に一切時間を使わず全てのタスクを常に平均して進んだ状態します。一巡目で他人への依頼・確認・催促を済ませ、二巡目でオンスケジュールになるところまで進めます。

考え方

納期も大きさもバラバラの複数のタスクをマネージするのにどんな方法が最も合理的でしょうか。もちろん闇雲にやるわけには行きません。そこで少なくない人たちが「計画を立てなさい!」と指南しますが、追加のタスクが必ず発生する上に見積り違い(下へも上へも大きくブレる。非定型業務とはそもそもそういうものです)もあり、計画通りに行くことはあり得ません。だからバッファを設けろというアドバイスもありますが今度はその長さを設定するのに余計な時間がかかるし人によってはアポイントの調整に支障を来たすでしょう。つまり闇雲にやるよりはまだいくらか良いだけであって計画のために投資した時間を回収できるだけの充分な効果はありません。ではどうしたら良いかといえば、それは全てのタスクを毎日二巡させて少しづつ前に進めることです。この方法なら計画に一切時間を使わない上に致命的な事態は決して起こり得ません。新たなタスクが発生しても原則通り行うだけです。そして足踏みせず着実に前に進むのでモチベーションを保てます。要するに「いつまでに」はタスク(ある一定の成果物)のレベルだけで決めておけばいいことであってサブタスクのレベルで予め決めるべきではないのです。「全タスク二巡法」では一切計画せずに一巡目で他人への確認・依頼・催促を済ませ、二巡目でその場でサブタスクを書き出しながらそれを消化しオンスケジュールになるところまで進めます。二巡に分ける理由は何らかの状況で進捗が芳しくなくても一巡目で他人に確認・依頼・催促することだけは少なくとも済ませられるからです。

進め方

巡回の基本
今日がマスト(あるいはデッドライン)のものを除きタスクが発生した時系列の順で巡回します。その理由は単順でマスターマップとノートのタスク管理ページを最短距離で追いかけられるからです。
一巡目のアクション

一巡目で各タスクの他人に確認・依頼・催促すべきことを済ませます(完了までの全範囲が対象です)。明らかにアクションすべきことがなければスキップします。

  1. 不明点や疑問点を依頼者に確認
  2. 行き詰まりそうなことは然るべき人に相談 
  3. 自分でなくてもできることはアシスタントに分担してもらう
  4. 遠慮せずに催促

一巡目は一日の早いうちに行なわれるのでより早く他人からレスポンスを得ることができます。使う時間は各タスク0~10分くらいです。「0分」というのは明らかに対処することがない場合です。

二巡目のアクション
二巡目はサブタスク(アクションレベルに細分化したタスク)を書き出しながらそれらを消化しオンスケジュールになるところまで進めます。直前にサブタスク(プロセス)を書き出す理由はアクションを促すためには具体的なレベルで書く必要があるからです。例えば企画書の「アウトライン」というだけでは不十分でそれを作るために何を参考にするとかどういう切り口を試してみるとかのレベルで書く必要があります。その作業は材料を目の前にしてこれから正に料理に取り掛かろうとしているときにやるべきことです。前もってやるには無理が生じます。なおオンスケジュールかどうかの判断を「期限が先で多くの作業が残っているもの」に対して正確に行うことはできません。従って始めのうちは判断をルーズに、納期が近くなってきたらシビアにします。また進み具合が良いなどの理由で二巡目をスキップすることもあります。

納期について

「全タスク二巡法」では安全を見て納期を約束した期日の一日前に設定します。

新たに発生したタスク

新しいタスクが一日のどのタイミングで発生したかにより対応が変わります。一巡目の途中で発生した場合には一巡目/二巡目を分けます。二巡目の途中で発生した場合には一巡目/二巡目を同時に行います。いずれにしても発生したその日に取り掛かり少しずつ前に進めることに変わりはありません。

留意点

時には作業量は少ないが納期はかなり先というタスクもあります。そういうタスクを原則通りに扱うと細切れの作業が何日も続くことになります。そのような場合は、ある日はスキップするか一気に完了させるなどフレキシブルに対応して下さい。

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