ランダム法


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誰もが実感していることですが、仕事を前に進めるためには細分化することが鉄則中の鉄則です。実は細分化する上での重要なポイントは一つしかありません。それは納期の半分くらいの時間が過ぎるまでは、できるところから細分化しながら「手当たり次第」にやり早々に成果を積み上げて行くことてす。そして後半から完成形と納期を意識しなら仕上げていきます。

前半戦が終わったところ
前半戦が終わったところ

考え方

細分化は極めて重要なことなので多くの人がさまざまなアドバイスをします。しかし次のようなアドバイスは聞き入れる必要はありません。 

最後まで見通す

 「羽田空港から大手町の駅までどうやって移動するかを考えるのと同じ」というような語られ方をするかも知れません。しかしオフィスワーカーのタスクすなわちドキュメント作成(またはそれに類するもの)はできるところから始めればいいのです。なぜならドキュメント作成は事実を文字や図に落とし込んでいく作業です。従って「課題→解決策→効果」というストーリーのどこから初めても後から微調整すればそれで済むのです。冒頭の移動の話に例えるなら浜松町からスタートしても全く問題ありません。

作業時間を見積もる

見積もりは大きく下ブレもすれば上ブレもします。難しいと思って取り掛かった作業が別の資料を丸ごと生かせてすぐ終わったとか、またその反対も日常的に起こりうるのです。オフィスワークとは非定型の作業でありそもそもそういう性質のものです。ハッキリしているのは見積っても作業は減らないことです。

ゴールを定義する

「具体的に細分化したゴールを定義しなさい」というアドバイスもあります。つまりただ「XXXの下書き」ではダメで何のために「XXXの下書き」をするのかを書き出せというのです。分かりきったことをわざわざ書くことほど苦痛なことはありません。

進め方

前半戦

仮に納期まで10日(営業日)あるとしたら始めの5日はできるところから「手当たり次第」に作業を進めます。サブタスク欄に数行書き出してそれが済んだらまたサブタスクを書き出して作業を進めます。

後半戦

前半戦で「手当たり次第」に進めた結果、後半戦に入るときにはドキュメントは「歯抜け」の状態になっています。また「全タスク二巡法」の一巡目で行なった「確認・依頼・催促」の結果もぼちぼち揃ってくるでしょう。後半戦の5日は完成形と納期を意識しながらドキュメントの頭から仕上げていきます。


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