⑤待ちのタスク


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定義

A.各タスクに関連するもの
「①タスク」に関連するメールの返信や作業の完了を待っている状態のものを「⑤待ちのタスク」とします、
B.単発的なもの

単発的なメールの返信や作業の完了を待っている状態のものを「⑤待ちのタスク」とします。

ReNote では「⑤待ちのタスク」は返ってきた内容が充分であることを確認した上で完了とします。その管理の関係でスペースを節約して書く必要がある(特にA5の場合)のでカタカナと略語を使用して簡易的に書きます。例えば「鈴木さんからのメール待ち」なら「スズキwM」というように書きます。

実践ケース1 - A関連

セールスマニュアルを改定するのに判断に迷うことがあり意見を聞くため営業課長2名(鈴木さんと田中さん)にメールを送りました。その返信待ちをタスクとして記入しておきます。記入はサブタスク欄を末尾から逆向きに使います。なおメールには期限の日時を指定し、サブタスクにもその日時を書いておきます。

サブタスク欄を末尾から使用
サブタスク欄を末尾から使用


田中さんからはメールの返信が来て内容も充分なので「⑥待ちのタスク」は完了したのでチェックボックスを塗り潰しました。

チェックボックスのメンテナンス
チェックボックスのメンテナンス


田中さんからの「⑥待ちのタスク」は完了しました。そして今度は田中さんからのメールが新たなタスクとなりました。ここから先は前述の「③クローク・タスク」「④トゥデイ・タスク」の分類に従います。
鈴木さんについてはすんなりと行かない二つのケースのついて説明します。

期限を過ぎても返信が来ない

鈴木さんからは期限の日時を過ぎても未着なので催促のメールを送りました。いつ催促したか分かるように催促した日を消せるボールペンで書いておきます。

*このようにテンポラリのことを消えるボールペンを使って書く方法はさまざまなことに応用できます。

催促の管理
催促の管理


返信は来たが内容が不充分

鈴木さんから返信が来ましたが内容が不充分なので再度期限を指定してお願いしました。オリジナルの日時を取り消し線で消して右側に書き直します。



その後の処置は田中さんと同じです。

実践ケース2- B関連

あなたは上司の青木さんから去年の定例イベントの来場者リストを今日中に入手するよう求められました。あなたはイベント担当者の松井さんに今日の17時までに回答をくれるようメールを送りました。17時までに松井さんからメールがくれば青木さんに転送して完了です。17時を過ぎても返信が来なければ催促します。

当該内容を付せん紙に記入します。


従来の管理法との違い
ReNote では「全タスク二巡法」により「①タスク」に関する「待ちのタスク」の催促が自動的に促されます。また「待ちのタスク」から発生した結果(返信メールなど)は規定の方法によってすぐに分類されプロセスに乗ります。一方、従来の管理法では単に全体のリストを作るだけで単に一箇所に集まっている以上の機能を果たしません。

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