③クローク・タスク


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定義

将来の「②サブタスク(プロセス)」に関連するタスクであるために保留にするものを「クローク・タスク」と呼びます。保留にする判断基準が機械的(所要時間のように主観的ではない)なので瞬間的に決められます。そして「クローク・タスク」として分類されたものはサブタスクから呼び出されて初めてアクセスするのでそれまでの間はケアする必要がありません。つまりメールやノートを見返す時間をなくすことができます。

実践ケース

このケースでは「①タスク」の「実践ケース1」を引き継ぎます。あなたは見込み顧客のC社から依頼された提案書を来週末の期限に向けて作成中です。そんな中、C社の担当者からメールが届きました。内容は提案書に添付資料を付けて欲しいというリクエストです。将来のサブタスク(プロセス)に関わることなので「クローク・タスク」にします。またメールのCCが上司の青木さんにも入っており青木さんから「添付資料についてアドバイスがしたい」ということで短いミーティングをしてノートにメモを残しました。

C社の担当者に了解の旨のメールを送信した上でメールを受信ボックスからCloakRoomに移動します。そしてクローク欄にこのメールの受信日時を加えます。

受信日時の転記
受信日時の転記


次に将来のサブタスクとして「添付資料」を加えました(将来のサブタスクはサブタスク欄の末尾から書き実行するタイミングになったら然るべき箇所に挿入します)。またアルファベットの小文字(a)でメールと関連付けました(アルファベットは行の上半分に書きます。サブタスクの下半分に挿入記号を書くため)。これにより「添付資料」のサブタスクが実行されるときに該当のメールが呼び出されます。

サブタスクの記入と関連付け
サブタスクの記入と関連付け


さらに添付資料について上司の青木さんからもらったアドバイスのメモのアドレスをクローク欄に記入し「添付資料」のサブタスクと関連付けました。

メモとの関連付け
メモとの関連付け


提案書の納期が3日後に迫り「添付資料」のサブタスクを実行する段階にきました。所定の手順で挿入します。そしてこのサブタスクを実行する段階になったら関連付けた二つのクロークタスク(「C社担当者からのメール」と「青木さんからのアドバイスのメモ」)にアクセスして作業を進めます。作業が終わったらメールはArchiveのフォルダに移動します。
メールもメモも完了したら◯を塗り潰します。
サブタスクの挿入
サブタスクの挿入
完了したら塗り潰す
完了したら塗り潰す

従来の管理法との違い
ReNote では「④クローク・タスク」という考え方によりメールソフトやノートの中を「何か処理していないものはないか?」と見返す必要が一切なくなります。従来の管理法でこの作業に掛かっている時間とストレスは相当なものでしょう。

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