①タスク


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定義

提案書や企画書などの一定の成果物を数日から数週間かけて完成させるタスクのことです。メールから発生することもあれば、ミーティングの結果として発生することもあります。なお複数の「①タスク」で構成されるものがプロジェクトです。
「①タスク」は「全タスク二巡法」で管理されます。

実践ケース1

先日商談に行ったC社の担当者から本格的にあなたの会社のサービスの導入を検討したいので「提案書を作成して欲しい」とのメールが入りました。

先ずは納期までに提出する旨のメールを返信しました。 そしてノートの最新ページにこの提案書のタスクを管理するページを作ります。先ず「相手先名」「メールの受信日時」を記入します。次にフォームを10行確保しました(サブタスク:20件、クローク:9件)。そしてタスク名と納期を記入します(このときに記入した「タスク名」と「納期」を完了まで書き出しません)。ここまでの作業が終わったらメールをCloakRoomのフォルダに移動します。

C社向け提案書の管理ページ
C社向け提案書の管理ページ


次にマスターマップの記入をします。マスターマップはノートの各ページに記入されている「①タスク」をノートを開かずに一覧するものです。今回のタスクはノートの6ページの右側の上の方にあるので該当位置にチェックボックスを記入します。この時点で今回のタスクは「①タスク」のリストの末尾に追加されました。これと同時にどのタイミングでこのタスクの作業をするのかが自動的に決まります(全タスク二巡法)。そしてこのタスクは完了するまでここで管理されます。週を跨いでも月を跨いでもリストを書き換える必要がありません。マスターマップの作業が終わったら一旦このタスクから離れます。


タスクの在り処を視覚的に示す
タスクの在り処を視覚的に示す


提案書のタスクの一巡目が巡ってきました。「全タスク二巡法」では一巡目で他人への確認・依頼・催促を済ませます。一巡目が済んだらそれを示すマークをして次のタスクに移ります(マークには赤の消せるボールペンを使います)。

一巡目が完了した状態
一巡目が完了した状態


二巡目ではオンスケジュールになるところまで「②サブタスク(プロセス)」を書き出し、それを消化します。二巡目が済んだらそれを示すマークをして次のタスクに移ります。今日はこのタスクはこれ以上やりません。明日の朝になったらこのマークをクリアします。

*この提案書に関連するのファイルを管理するフォルダの先頭にページ番号の「06」を付けておくことでファイルを探しやすくなります。

二巡目完了
二巡目完了


納期の日(約束した期日の一日前)が来たらマークを変更します。このマークが付いたタスクは一日の始めに済ませます。この優先準備は納期が来たことにより機械的に付けられたものです。従って優先順位を決めるのに一秒足りとも時間を使っていません。

本日完了のステータスに変更
本日完了のステータスに変更


タスクが完了したらノートとマスターマップの両方のチェックボックスを塗り潰します。
ノート
ノート
マスターマップ
マスターマップ

実践ケース2

週初めの営業ミーティングがありました。議題としてあなたの会社の新サービスのベネフィットがが販売代理店に浸透していない問題が上がりました。そこであなたには次の二つのタスクが任されました。
  1. 代理店責任者へのリマインド
  2. セールスマニュアルの改定

これがミーティングの議事メモです。右ゾーンに二つのタスクとそれぞれの納期が書きました(このときに記入した「タスク名」と「納期」を完了まで書き出しません)。ひとつめが「④トゥデイ・タスク」で、ふたつめが「①タスク」です。

ミーティングの議事メモ
ミーティングの議事メモ


ミーティングが終わりました。ReNote ではミーティングの直後に必ず10分くらいの後処理の時間を設けます(この後処理を状況が許すならミーティング中に内職で進められるところまで進めることで僅かな時間も節約します)。そこで先ず「代理店責任者へのリマインド」をメールで済ませました。該当位置のチェックボックスを塗り潰します。

タスクの完了
タスクの完了


「セールスマニュアルの改定」は今週末までの「①タスク」として扱うのでフォームを作りました。それほど作業量も多くなさそうなのでフォームは5行にしました(サブタスク:10件、クローク:4件)。そしてタスクをフォームの所定位置に転記します(これがReNote で一度書いたものを唯一転記する作業です)。

*マスターマップへの転記などのその後のプロセスは「実践ケース1」と重複するので省略します(このケースの場合、マスターマップに転記するのは「セールスマニュアルの改定」のタスクだけです)。

フォームの作成
フォームの作成


ミーティングの後処理(「④トゥデイ・タスク」の処理と「①タスク」のスタンバイ)が終わったのでスケジュール帳の該当項目のところに取り消し線を引きます。

後処理の完了
後処理の完了

従来の管理法との違い
ケース2を例にして考察します。従来の管理法ではノートにタスクを書いてから時間が経過したあとに(仮に翌朝とします)ノートを見返して「セールスマニュアルの改定」のタスクを他のタスクと共に書き出します。一回目を通しただけでは不安なので何度か見返すことになるでしょう。ReNoteではミーティングの直後にすぐにマスターマップで簡単な処置(「営業MTG」と「◽︎」を記入する)をするだけで何もする必要がないだけでなく漏れがないことに絶対の確信を持てます。
次にそのタスクに取り掛かるときに従来の管理法ではノートの中をにある営業ミーティングのメモを探します。すぐに見つかることもあれば少し時間がかかることもあるでしょう。ReNote の場合はマップがノートのどこにあるかを示すので必ずすぐにその箇所にアクセスできます。

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