ダイレクト分類法


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従来の管理法では「書き出す」プロセスを踏んだあとに優先順位を付けます。「ダイレクト分類法」では発生時にダイレクトに分類(処理も含む)すると同時にタスク処理システムに組み込まれます。なお多くのタスクはすぐにその場で処理をしますが、それが出来るのはそれだけのゆとりがあるからです。また「ダイレクト分類法」ではタスクの分類を一切迷うことなく機械的にできるように「分類の基準」と「記録の方法」が明快に定義されています。
タスク分類表
タスク分類表

考え方

何が時間のムダかと言えば、それは「二重三重の作業」と「迷うこと」です。従来の管理法では「書き出す」作業から入りますがこれは二重作業です。翌日も同じタスクを書き出したら三重になります。「ダイレクト分類法」では発生時に分類(処理も含む)すると同時にタスク処理システムに組み込まれるので「二重三重の作業」が一切ありません。「書き出す」作業はシステムによって避けられるのです。また従来の管理法では「何分かかるか?」という推測に基づく基準で分類するため迷いますが「ダイレクト分類法」では機械的な基準で分類するので一切迷いません。「二重三重の作業」と「迷う時間」を排除して時間を生み出すことにより、すぐにその場で処理するタスクを「数分以内でできることに制限しなくてよくする」それが先送りによる生産性の低下を防ぐという好循環ループを生みます。

進め方

タスクの種類は完全に網羅するために9種類と多めですが分類基準は明快なのですぐに覚えられます。ReNote 独自の分類基準は「③クローク・タスク」として保留にするか「④トゥデイ・タスク」としてすぐにその場で処理するかという一点だけです。その分類基準は「将来の②サブタスク(プロセス)に関わるもの(画像の水色の部分)」であれば保留にし、「完了した②サブタスク(プロセス)に関わるもの(画像の濃紺の部分)」あるいは「単発的もの」ならすぐに処理するという合理的かつ機械的なものです。だからこそシステムなのですが特筆すべきは「③クローク・タスク」に分類されたものは処理するタイミングになって呼び出されるまでケアする必要が全くないことです。
水色の部分に関わるものが「③クローク・タスク」
水色の部分に関わるものが「③クローク・タスク」
「タスク分類表」はダウンロードして印刷できます。理解のチェックなどにご活用下さい。
ダウンロード
タスク分類表.pdf
PDFファイル 25.0 KB

①タスク(大きなタスク)

提案書や企画書などの一定の成果物を数日から数週間かけて完成させるタスクのことです。メールから発生することもあれば、ミーティングの結果として発生することもあります。>>実践ケースへ

②サブタスク(プロセス)

サブタスク(プロセス)は「①タスク」をアクションレベルに細分化したものです。これは①、③〜⑧とは性格が全く異なります。それは外から発生するのではなく自分で書き出すものだからです。>>実践ケースへ

③クローク・タスク

将来の「②サブタスク(プロセス)」に関連するタスクであるために保留にするものを「クローク・タスク」と呼びます。保留にする判断基準が機械的(所要時間のように主観的ではない)なので瞬間的に決められます。そして「クローク・タスク」として分類されたものはサブタスクから呼び出されて初めてアクセスするのでそれまでの間は完全にノータッチです。つまりメールやノートを見返す必要が一切ありません。>>実践ケースへ

④トゥデイ・タスク

A.各タスクに関連するもの
完了した「②サブタスク(プロセス)」に関連するタスクのためすぐ(無理ならば今日中)に終わらせるものを「トゥデイ・タスク」にします。
B.単発的なもの

単発的なタスクのためすぐに(無理ならば今日中)に終わらせるものを「トゥデイ・タスク」にします。

⑤待ちのタスク

A.各タスクに関連するもの
「①タスク」に関連するメールの返信や作業の完了を待っている状態のものを「⑤待ちのタスク」とします、
B.単発的なもの

単発的なメールの返信や作業の完了を待っている状態のものを「待ちのタスク」とします。

>>実践ケースへ

⑥アポイント

誰かと予め日時を約束するミーティングや商談などの一般的なアポイントです。>>実践ケースへ

⑦日にち指定タスク

例えばある重要なイベントの翌日に誰かに報告の約束をしており、時間までは指定されていない場合です。>>実践ケースへ

⑧日時指定タスク

例えば工場からサンプルが到着したら直ぐに販売代理店にバイク便で送付するような場合です。

⑨自発的に行うタスク

誰から依頼されたわけでもなく期限もない自発的に行うタスクです。ReNoteではこれらのタスクを明確に区別し書く場所も変えます。「改善活動」はここに含まれます。

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