スマホデータの管理


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目的

スマートフォンのデータのうちメモはメールに送信します。つまり送信後はメールとして管理します。ボイスメモと写真も同様にメールとして管理できなくもありませんが、メモのようにそのままコピー&ペーストできるという利点もないので、プロセスを簡略化するためメールには送らずに管理します。ここで言う管理というのはボイスメモと写真の「どこまでが分類済みか」を分かるようにしておくことです。

やり方

末尾の確認

例えば午後一番に一度外出してその移動時間にスマートフォンで作業をしさまざまなデータを貯めてオフィスに戻ったとします。そしてデータを分類しボイスメモと写真の末尾データがそれぞれ画像のものだったとします。
ボイスメモ
ボイスメモ
写真
写真

末尾のデータの転記

ノートの最新ページ(左右の最新)のフッタの中央部に末尾のデータを転記します。

末尾のデータ
末尾のデータ

マスターマップへのマーク

マスターマップの該当位置に赤の消せるボールペンで所定のマークをします。これで現時点でデジタルデータ(ボイスメモと写真)がどこまで更新されたかが分かります。マスターマップ上にこのマークは一ヶ所にしかありません。

マスターマップ
マスターマップ

データの更新

再び外出してデジタルデータを貯めたとします。そのときにはオフィスに戻ったら前回の末尾を確認しそれ以降のデータをチェックします。そして新たに末尾になったデータを記録しマークを移動します。

マスターマップ
マスターマップ

この方法で行う理由

要するにどんな方法でもどこまで分類したかを分かるようにできればいいわけです。ルールさえ決めておけばデジタルでもアナログでもさまざまな方法があるでしょう。そこでなぜこの方法で行うかと言えば、最新ページならすぐに開けること(TIPS)、またノートや手帳の容量を一切食わないからです。

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