運用上の留意点


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できるだけ新鮮なうちに

その場で完了でない場合でも、例えば一時間以内とかそれが無理なら二時間以内とか、できるだけ鮮度が落ちないうちに完了させます。ReNoteの目標は小さなタスクを納期が先のものも含めて全てその日のうちに終わらせることですが、その日のうちでも、鮮度が高ければ高いほど効率が上がります。

余計なタスクを発生させない

余計なタスクを発生させなければ管理は楽になります。そのアプローチはふたつあります。ひとつは補助戦術のひとつである余計なタスクを発生させないを徹底することです。ふたつめは改善点を見つけたら自発的タスクとしてすぐに記録し、改善のアクションをとることです。発生する電話やメールの5〜10%くらいは、資料やウェブサイト、あるいはシステムの不備によるものです。

ブロックメモ>ノート

何か書き留めるべきものが発生したときに、記録を残す必要がない一時的なものは、できる限りノートよりもブロックメモを使います。ReNoteの場合、メモ片をクリップ&ストラップに固定するので、紛失する心配がありません。ブロックメモを優先する理由はふたつあります。ひとつはアクセスが速いことです。もうひとつはノートをできるだけ長く使うためです。ノート一冊にタスクマップ一枚が対応しているためノートの消費が早くなくなると、タスクマップの枚数が増えます。タスクマップの枚数が増えると一覧性を損ないます。

大きなタスクについて

リスクを溜めずに徹底的につぶす

特に集中を高めて頭をクールにして、他人への確認・相談・依頼・催促をしっかり行います。実際のところ、これがしっかりできていればタスクの八割方は終わったようなものです。リスクをつぶすことの重要性はいくら強調してもしすぎることはありません。ReNoteでは、より集中できる一日の早いうちにできるように大きなタスクを二巡に分けて一巡目にリスクをつぶします。

オンスケジュールの判断はルーズからシビアに

納期がかなり先のタスクについて、どこまでやればオンスケジュールかという判断は正確にはできません。したがって始めのうちは判断をルーズに、納期が近くなってきたらシビアにします。

プロセスは手当たりしだいに

オンスケジュールジュールの判断と同様に、プロセスを書きだすのも始めは手当たり次第にできるところからやっていき、納期が近くなってきたらシビアにします。早く成果が積み上がれば、安心できるしモチベーションも上がります。

原則に従いながらもフレキシブルに

時には作業量は少ないが期限はかなり先というタスクもあります。それを原則通りに扱うと細切れの作業が何日も続くことになります。そのような場合は、スキップするか一気に完了させるなどフレキシブルに対応して下さい。

確実に更新する

更新すべき何らかの変化があったら全て確実に更新してください。信頼性が100%であってこそユーザーは管理をReNote に委ね、やるべきことに集中することができます。

アポイントと後処理はセット

アポイント(ミーティングや商談)の直後に必ず10分程度の後処理の時間を設けて下さい。その時間でできる限りタスクを完了させ、また確実に仕分けを行います。

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