一日のながれ


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朝の状態は?

ReNoteユーザーはきわめてスッキリした状態で朝を迎えます。前日の目標を達成していれば、次の状態になっています。

  1. 企画や提案などの「大きなタスク」は全てオンスケジュールになっている。
  2. 「小さなタスク」は納期が先のものも含めて全て完了している。
これは今日発生するだろう新たなタスクに立ち向かうスタンバイができているということです。

朝一番にやること

緊急メールのチェック

緊急のメールが入っていないかチェックし、あれば対応します。

アポイント他の確認

その日のアポイント、日にち指定タスク、日時指定タスクの確認をスケジュール帳でします。準備が整っていなければ、その場で済ませます。また、アポイントが多くタスク処理の時間が多く取れない場合には稼働時間が少ないときに合わせた対応をします。

前日のリカバリ

毎日、目標を達成するのが原則ですが、未達成分があればこのタイミングでリカバリします(大きなタスクは前日の時点でのオンスケジュールの状態にし、小さなタスクは全て完了させます)。

《ここで前日までの区切りを付けます》

日にち指定タスクの処理

その日の「日にち指定タスク」があれば処理します。

メンテナンス

タスクマップとノートのメンテナンスをして実行する準備をします。メンテナンスといっても納期と照らし合わせてタスクのステータス(記号)を変えるだけです。タスクマップをノートの外に出して、古い方からノートを次々とめくり、チェックします。これは一般的な優先順位を付ける行為とは似て非なるものです。結果的に優先順位は付きますが作業は機械的なもので何も判断は入りません。

>> チェックボックスの記入ルール

日中にやること

日中の最も重要な原則は、できる限り発生したタスク(「小さなタスク」と「ぶらさがりタスク」)をその場で完了させることです。ReNoteではそのためにあらゆる手段で活力を高めて時間のゆとりを生みだしています。その場で完了できなかったら、かならず所定の処置をします。

その上で「大きなタスクの処理」、「小さなタスクの処理」、「新着メールのチェック」をローテーションして進めます。

大きなタスクの処理

まず今日が納期のタスクを完了させます。そして今日が目標日(安全をみて納期を約束した期日の一日前にするのがReNoteの原則です)のタスクを完了させます。それらが完了したら発生順に古い方から二巡して全てをオンスケジュールにします。

小さなタスクの処理

大きなタスク同様、まず今日が納期のものを先に完了させます(タスクマップ、メールのSmallTasksフォルダ、メモ片の束の3箇所)。残りは発生順に古い方から全て完了させます。

新着メールのチェック

特にチェックする回数を決めずに成り行きでチェックします。

アポイントと日時指定タスク

指定の時間になったら「アポイント」の対応と「日時指定タスク」の処理をします。なおアポイントの直後には必ず後処理の時間を設けて、そこで発生したタスクはできるかぎりその場で完了させます。

デジタルデータの処理(外出後)

ReNote では移動時間や待機時間もオフィスで行なっていたことをそのまま継続して行います(いつでもどこでも前進)。その作業はスマートフォンで行い、メモ、ボイスメモ、写真にデータが溜まるので外出から戻ったらそれらをその場ですぐに処理します。できなかったものは「ぶらさがりタスク」として管理します。

自発的に思い付いたこと

自発的にやろう思いついたことはアクティブ・リストにその場で記入します。なお、簡単に処理ができることらならその場でやるか、ブロックメモに記入してそのメモ片をクリップ&チェーンで保管しその日のうちに終わらせます。

一日の最後に

「5つの箱」のチェック

毎日の目標を達成したら、一日の最後には5つの箱は次の状態になります。
  1. タスクマップ&ノート
    タスクマップ(付せん紙も含む)に未処理で残っているものが「今日も(から)継続してやる大きな」だけにになっている。

  2. スケジュール帳
    「日にち指定タスク」「日時指定タスク」が完了している。

  3. メールのSmallTasksフォルダ
    空になっている

  4. アクティブリスト
    《対象外》

  5. メモ片の束
    すべて処理されてクリップ&チェーンには何もない。

定時前に目標を達成したら

次の二つの活動をバランス良く行います。

  1. 大きなタスクを進める
    納期が迫っている大きなタスクを前倒しで完了させます。納期間際でバタバタするリスクをつぶすためです。

  2. アクティブリストの処理
    アクティブリストからやるべきものを選択し実行します。改善活動により余計なタスクの発生を未然に防ぐことができます。

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