計画不要のオペレーション


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計画が要らない理由

ReNoteでは計画をしません。それは毎日次の同じ目標に従うからです。これで「一日の計画」も「一週間の計画」も立てる必要がなくなります。ReNoteにおける計画とは何か新しいことを始めるときに限って行う行為です。

  1. 大きなタスクは、全てを毎日少しずつ前に進めて、全てオンスケジュールにする
  2. 小さなタスクは、納期が先のものも含めて全て完了させる

オペレーション

ReNoteでは大きなタスクのリスクを徹底的に潰すために全ての大きなタスクを毎日二巡させて前に進めます。まず一巡目で他人への確認・相談・依頼・催促をすませます。それを毎日行うのは新たな「関連タスク」の発生により、新たに確認・相談・依頼・催促すべきことが発生する可能性があるからです。そして二巡目で全ての大きなタスクをオンスケジュールにします。

先に納期が迫っているものを処理

先ずは今日が納期のタスクを、そして今日が目標日のタスクを先に完了させます。>> チェックボックスの記入ルール

一巡目のアクション

一巡目はリスクマネジメントです。一巡目で各タスクの他人に確認・相談・依頼・催促すべきことを済ませます(下記リスト参照)。ゴールまでの全体を見渡すことに加えて、新しく発生した「関連タスク」をチェックします。使う時間は各タスク最大10分くらいです。明らかにアクションすべきことがなければスキップします。

  1. 不明点や疑問点を依頼者に確認
  2. 行き詰まりそうなことは然るべき人に相談 
  3. 自分でなくてもできることはアシスタントに分担してもらう
  4. 指定した期限がすぎたら遠慮せずに催促 >> 待ちのタスク

確認・相談・依頼・催促の対処が済んだ関連タスクは赤のレ点で分かるようにしておきます。


二巡目のアクション

二巡目はプロセスを書き出し、オンスケジュールになるところまでのプロセスを消化し、同時に関連タスクの処理を進めます。全てのタスクをオンスケジュールにしようとすると、納期が近く作業量が多いタスクにはより長い時間が、逆に納期が遠く作業量が少ないタスクにはより短い時間が自動的に割り当てられます。なおオンスケジュールかどうかの判断を「期限が先で多くの作業が残っているもの」に対して正確に行うことはできません。従って始めのうちは判断をルーズに、納期が近くなってきたらシビアにします。また進み具合が良いなどの理由で二巡目をスキップすることもあります。

ルールなど

目標日

ReNoteでは安全を見て納期の一日前を目標日とします。

新たに発生したタスク

新しい大きなタスクが一日のどのタイミングで発生したかにより対応が変わります。一巡目の途中で発生した場合には一巡目/二巡目を分けます。二巡目の途中で発生した場合には一巡目/二巡目を同時に行います。いずれにしても発生したその日に取り掛かり、少しずつ前に進めることに変わりはありません。

管理について

二巡するあいだの、どこまで進んだかの管理は付せん紙で行います。

留意点

時には作業量はそれほど多くないが納期はかなり先というタスクもあります。そういうタスクを原則通りに扱うと細切れの作業が何日も続くことになります。そのような場合は一気に完了させるなどフレキシブルに対応して下さい。>>仕分けに迷ったとき

まとめ

従来の計画をベースにしたタスク管理法では「大事な仕事はまとまった時間に」という考え方をします。そうすると、そのまとまった時間になるまで放置されます。その方式とReNoteの方式のどちらにアドバンテージがあるかは考えるまでもないでしょう、


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