処置のルール


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処置が全て

ReNoteでは処置が全てです。なぜなら、ごくごく簡単な処置により、従来のタスク管理法で行っている「書き出す/登録する」「計画する」というプロセスをスキップして「実行」に向かうからです。処置さえ間違えなければ漏れるリスクはゼロです。

処置は12パターン

ReNoteではタスクを8種類に分類して扱います。そのうち主要なタスクは5種類です。またタスクが発生する媒体は全部で4種類あります。主要なタスク5種類と媒体4種類を掛け合わせると20パターンになりますが、タスクの種類によっては適用されない媒体があるため、実際には12パターンあります。

タスクの分類

ReNoteではタスクの分類を媒体よりも上位に位置付けます。例えば、新着メールを受信した場合、「大きなタスクAに関連するタスクが発生した。それをメールで受信した」という順番で解釈します。なぜならどの媒体から発生したかということは本質ではないからです。本質はそのタスクの発生が仕事にどんな影響や変化を与えたかです。

A.大きなタスク

A-1 大きなタスク
提案書や企画書などの成果物を数日から数週間かけて完成させるタスクのことです。さらに長期間かかる大きなものはプロジェクト化します。
A-2 プロセス
プロセスは「A1.大きなタスク」をアクションレベルに、つまり何をするのかが分かるレベルに、細分化したものです。待ちのタスクもプロセスとして扱います。
A-3 関連タスク
関連タスクとは、ある「A1.大きなタスク」に関連するメールやメモのことです。例えばある提案書についての顧客からの追加リクエストのメール、上司からのアドバイスのメモ、自分でアイディアを書き留めたメモなどがここに分類されます。

B.小さなタスク

大きなタスクに分類されない単発的なタスクで数分から最大1時間くらいで完了させるものです。例えば、問い合わせや質問のメールで簡単に答えられるものや、誰かに電話するというようなことです。仮に、提案書という大きなタスクに関連するタスクでも「提案書のプレゼンテーション日時の調整」など、提案書のコンテンツに直接関係のないタスクは小さなタスクに分類されます。


AとBを受動的タスクと呼びます(Dも受動的タスクです)。

C.能動的タスク

誰から依頼されたわけでもなく納期も決まっていない能動的に行うタスクです。タスクの大きさはさまざまです。損益の観点から見れば売上高をあげるためのタスクと売上原価をさげるためのタスクの二種類に分けられます。ReNoteでは特に後者を処理することを「改善活動」と呼びます。とにかく思い付いたり発見したら、その場で必ず書き留めておきます。
ここまでのA3種類、B、Cの計5種類が主要なタスクです。

D.時間指定タスク

実行日時(日にち)が指定されているタスクです。それらは全てスケジュール帳で管理します。ReNoteではこれらのタスク以外スケジュール帳に一切書きません。
D-1 アポイント
誰かと予め日時を約束するミーティングや商談などの一般的なアポイントです。
D-2 日にち指定タスク
例えばある重要なイベントの翌日に誰かに報告の約束をしており、時間までは指定されていない場合です。ここに仕分けるタスクは稀です。
D-3 日時指定タスク
例えば工場からサンプルが到着する時間が決まっていて、到着したら直ぐに販売代理店にバイク便で送付するなどの場合です。前項の日にち指定タスクと同様、ここに仕分けるタスクは稀です。

媒体の種類

ReNoteではメールも含む全てのタスクを完全に網羅します。また、全ての媒体において、タスクが発生したときのそのままの状態で流れにのせ完了まで導きます。

メール

ReNoteではメール1通をひとつのタスクとして扱います。したがってReNoteのユーザーはタスク管理とは別に「メールを管理する」という概念を持ちません。従来のタスク管理の手法やツールではメールがどのように扱われるのか不明確でした。

ノート

ReNoteではミーティングや商談でノートに書き留めたタスクを書き出さずにタスクマップで管理します。

メモ片

「メモ片」とは、主にブロックメモを切りはなした一片のことを指します。自分で書くこともあれば、外から回ってくることもあります。またここに付せん紙を束から離した一片も含みます。

付せん紙

ひとことで書けるタスクを付せん紙に書きます。一日一枚で運用します。

処置のパターン

「タスクの分類」と「媒体」を掛け合わせると全部で12種類あります。これで発生するタスクの全てを完全にカバーします。

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