古いタイムマネジメントでフォーカスする「計画」は新しいタイムマネジメントでは「迷うこと」と同義とみなします。その理由は正解となる「計画」を作ることなどそもそも不可能だからです。つまり「計画」は時間を無駄にしリスクとストレスを高めるだけのものです。新しいタイムマネジメントでは「計画」はぜずに全てのタスク(期限の決まっているもの。すぐに完了するタスクは除く)を毎日二周して少しずつ前進させます。一周目で一日の早いうちに誰かに聞くべきこと頼むべきことの対処をし、二周目でオンスケジュールになるところまで進めます。さあ、新しいタイムマネジメントで無駄もリスクもストレスも吹き飛ばしましょう。


-PR-


計画せずに取り掛かる

古いタイムマネジメントの教科書ではとにもかくにも計画を立てることを提唱します。タスクを重要度/緊急度で優先順位を付けて特に重要なタスクはまとまった時間に振り分けるという具合にです。 ReNote では全く異なるアプローチをします。

月曜朝の時点での7つのタスクを抱えているとします(画像上)。そして現時点での空き時間も分かっています(画像中・ブルーの部分)。この二つの表を基にいかなるロジックを駆使して週間計画を作ってもそれが正解でもなければタスクやアポイントの追加があった時点でその計画は瓦解します。では月曜日に行うタスクだけでも決めるとしましょう。7つから3つ選んで順番に並べようとすると理論上210通りもあります(画像下・7x6x5)。そしてこの中に正解は一つもありません。どういう選び方をしても選択から外れたタスクのリスクを高めることになるからです。そしてそのリスクがストレスを生じさせるのです。


ReNote の全タスク二周法

だからと言って場当たり的に行うわけにはいきません。そこで ReNote では全てのタスクを毎日二周させて少しづつ前に進めます。これが唯一つの正解です。これなら計画に使う時間は0秒ですぐに仕事に取り掛かることができます。一周目で一日の早いうちにリスクに対処することができます。結果的に全てのタスクのオンスケジュールが保たれるので締切り間際になって慌てることは決してありません。

※スライドはReNote の処理イメージを表すものでタスクを管理するツールではありません。管理は市販のノートとReNote オリジナルのマスターマップ(ダウンロード無料)で行います。

一周目のアクション

一周目はリスクマネジメントです。期限間際になってバタバタするとおおよそ次のようなことを思うでしょう。それを予め防ぐためのチェックをし聞くべきこと頼むべきことを一日の早いうちに済ませます。

  1. もっと早くに不明点や疑問点を依頼者に確認すべきだった。
  2. 詳しい人に相談すればもっと簡単だった。
  3. 自分でなくてもできることはアシスタントに分担してもらうべきだった。

一周目に使う時間は5~10分くらいです。あきらかに検討することがなければ次のタスクにスキップします。

二周目のアクション

二周目はその日のゴール(オンスケジュールにする)に向けて各タスクの作業を進めます。

管理も極めてシンプルに

いつ何をやるかを決めようとするから今日/明日/明後日・今週/来週のタスクリストが生じるのであって、毎日全てのタスクを対象とするならひとつのリストで追加と完了だけを管理すれば済みます。しかも ReNote の場合ノートに装着するマスターマップによりタスクがノートのどの位置にあるか示されるので書き出す必要もありません。

ノート
ノート
マスターマップ(一部)
マスターマップ(一部)

マスターマップ(全体・40枚ノート用)
マスターマップ(全体・40枚ノート用)
ノートに装着した状態(未使用時は収納)
ノートに装着した状態(未使用時は収納)

探す時間をゼロに

タスク単位でしっかり仕分ける

ある調査によればビジネスマンが探すことに使っている時間は年間約150時間だそうです。一日に換算すれば約40分です。このインパクトは絶対に無視できないものです。それにもかかわらず古いタイムマネジメントの教科書ではこのことに全く触れていません。探すことに時間を使わなくて済むようにするにはタスク単位でサブタスク、メール、メモを発生したらすぐに仕分けてておくことです。ReNote ではこれらの要素を分かりやすく整理できるようにフォーマットと記入ルールを定めてあります。またマスターマップにより記入すべき箇所にすぐに辿り着くことができます。重要な事実はこの作業に掛かる時間は極わずかであるということです。メールは受信日時をノートはアドレス(ページ番号・左/右・上/中/下)を転記しますが一件当たり数秒の作業です。それに対してリターンは極めて大きく仕分けることによりメールソフトとノートの中を徘徊することが一切なくなります。

メールから発生したタスクの場合(タスク1件)
メールから発生したタスクの場合(タスク1件)
一件あたりの転記作業はわずか数秒
一件あたりの転記作業はわずか数秒
ミーティングから発生したタスクの場合(タスク2件)
ミーティングから発生したタスクの場合(タスク2件)


-PR-



まとめ

計画することが時間の無駄であるだけでなくリスクとストレスを高めるにもかかわらず、なぜタイムマネジメントの教科書では計画の重要性を唱えてきたのでしょうか。またなぜ本来すべき分類に着目しなかったのでしょうか。それは生産現場のロジックをそのままオフィスに持ち込んだからではないでしょうか。生産現場ではスケジュールに割り当てることが要諦である一方、材料は予め揃っているので進めながら分類するという発想そのものが存在しないからです。下表の通り生産現場とオフィスワークはあらゆる面で異なるものです。

当サイトについて

当サイトからダウンロードできるマスターマップ、当サイトのコンテンツはどなたでも自由にご利用いただくことができます(当サイトは広告収入で運営しております)。

免責事項など

当方は ReNote のメソッドを利用した結果生じたいかなる直接的・間接的損害に対してその責を負うものではありません。またサイトの内容やマスターマップの仕様は予告なく変更することがあります。 


-PR-