仕事で実力を100%発揮するにはとにかくリラックスすることです。ReNote は「リラックス状態を保つ」という深遠なるテーマに対して三つの単純な原理によりエレガントな解を与えます。

考え方:「私は忙しいはずかない。」

『現代人は忙しい』

このプロパガンダのおかげで世界中の人が自分は忙しいと思い込まされています。しかし例えば30年前と比べて便利や快適になったものはいくらでも挙げられるのに対し、その逆は一つも思い付きません。また仕事の量が増えたという明確な証拠もありません。つまり全く忙しくなどなっていないのです。忙しいと思い込むことはパニック症状にかかっているのと同じです。つまり何も始める前から自らを進んでストレスの掛かる状況に置いているのです。

「私は忙しいはずがない。」と自分に言い聞かせて下さい。この行為は強引にマインドを操作するのとは全く異なります。事実に基づいたことを再認識するだけなので一瞬にして肩の力が抜けます。

戦略:要所を抑える

『一日の計画を立てなさい』

タイムマネジメントの教科書の1ページ目には必ずこのように書いてあります。 しかし仮に計画通りに一日を終えたからすなわち仕事が上手く進んだことにはなりません。なぜなら「今日はこのタスクをやる」と計画することは別のタスクのリスクを先送りすることに過ぎないからです。なすべきは「毎日全てのタスク(大きなタスク)の要所を抑える」ことです。つまり身も蓋もない話ですが一日(一週)の計画を立てるという行為にそもそも全く合理性がないのです。

とにかく大きなタスクの要所を抑えることに集中しましょう。それが上手くいけば仕事の九割方は終わったようなものです。あなたは不安を抱えることなくいつもリラックスしていられます。それに対して「計画」という行為はリスクを先送りにし、決定疲れを生じさせ、リストを増やし、時間もムダにします。

戦術:情報の秩序を保つ

『メール術とノート術』

当然といえは当然ですがこの二つは全く別個のものとして扱われそれぞれの様々なノウハウが溢れかえっています。しかしどちらも仕事に関する情報であることには全く変わりなく本来統合的に捉えるべきものです。たまたまメールだったり、たまたま口頭(あるいは電話)だからノートだったりするだけです。

なすべきは両者の垣根を取り払い「情報の秩序を保つ」ことです。具体的には発生した情報をタスク単位で即座に分類します(ReNote にはそれを容易に実現するためのノートの記入様式と補助ツールが用意されています)。そうすることで「探す」ストレスと「漏れ」の不安という両者に共通する課題を横断的に解決することができます。

ReNoteの一日を想像してみましょう。
朝あなたはすっかり肩の力が抜けた状態でデスクにつきます。新着メールをチェックしたら何も計画することなく大きなタスクの要所を抑える作業に取り掛かります。それが一巡したら二巡目で大きなタスクをおおよそオンスケジュールになるところまで進めます。こうすることで決して締め切り間際でバタバタしないので小さなタスクも合間合間で悠々と片付けられます。
たいてい就業時間前にはその日のノルマは済んでしまうでしょう。肝心なことはこの時点でただ計画したものが全て終わったのではなく、正しく仕事が進んでいるということです。そして日中メールやノートにどれだけ情報が発生しても全く秩序は乱れません。従って何の不安もなく充実した気持ちでオフィスを後にできます。
必要なのは「計画」ではなく「原則」
すぐにやればいいというものではない
「すぐやること」がしばしば提唱されますが闇雲にやればいいのではありません。「正しい考え」に基づいてやることが重要です。

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ReNote の全タスク二巡法

ReNote では全てのタスク(大きなタスク)を毎日二巡させて少しづつ前に進めます。これなら計画に使う時間は0秒ですぐに仕事に取り掛かることができます。

※スライドはReNote の処理イメージを表すものでタスクを管理するツールではありません。管理は市販のノートとReNote オリジナルのマスターマップ(ダウンロード無料)で行います。

一巡目のアクション(最重要)

一巡目で要所を抑えます。つまりリスクの点検と対処です。締め切り間際になってバタバタするとおおよそ次のようなことを思うでしょう。それを未然に防ぎます。集中力の高い一日の早いうちに行います。

  1. もっと早くに不明点や疑問点を依頼者に確認すべきだった。
  2. 詳しい人に相談すればもっと簡単だった。
  3. 自分でなくてもできることはアシスタントに分担してもらうべきだった。
  4. 遠慮せずに催促すれば良かった。

一巡目に使う時間は各タスク5~10分くらいです。明らかに対処することがなければ次のタスクにスキップします。なぜ毎日リスクの点検と対処を行うかと言えばオフィスワークの最終成果物の仕様は往々にして変わるからです。例えば提案書なら依頼者の顧客からも組織の内部(例えば上司)からも変更の要求が起こり得ます。

二巡目のアクション

二巡目はその日のゴール(おおよそオンスケジュールにする)に向けて各タスクの作業を進めます。

管理もストレスフリー

いつ何をやるかを決めようとするから今日/明日/明後日・今週/来週のタスクリストが生じるのであって、毎日全てのタスクを対象とするならひとつのリストで追加と完了だけを管理すれば済みます。ReNote の場合ノートに装着するマスターマップ一枚がノートを一冊使い終わるまで唯一のタスクリストです。

ノート
ノート
マスターマップ(一部)
マスターマップ(一部)

マスターマップ(全体・40枚ノート用)
マスターマップ(全体・40枚ノート用)
ノートに装着した状態(未使用時は収納)
ノートに装着した状態(未使用時は収納)

リスクを正確に見極める

各タスクのリスクを見極める根拠は信頼性を100%にします。それを担保するために新しく発生したサブタスク、メール、メモはすぐにタスク単位で仕分けます。

ReNote ではこれらの要素をノートに分かりやすく示せるようにフォーマットと記入ルールを定めてあります。メールは受信日時をノートはアドレス(ページ番号・左/右・上/中/下)を転記しますが一件当たり数秒の作業です。

なお参照する必要のあるURLは自分宛てにメールを送っておきメールとして扱います。

メールから発生したタスクの場合(タスク1件)
メールから発生したタスク(タスク1件)
一件あたりの転記作業はわずか数秒
一件あたりの転記作業はわずか数秒
ミーティングから発生したタスクの場合(タスク2件)
ミーティングから発生したタスク(タスク2件)


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まとめ

計画することが時間の無駄であるだけでなくリスクを高めるにもかかわらず、なぜタイムマネジメントの教科書では計画の重要性を唱えてきたのでしょうか。また情報を仕分けることに無頓着だったのでしょうか。それは生産現場の科学をオフィスに持ち込みそれがそのまま定着したからです。私たちはその根深い前提に長い間囚われてきました。

生産現場ではラインは同時に使えないためスケジュールに割り当てることが要諦である一方、材料は予め揃っているので進めながら分類するという発想そのものが存在しません。下表の通り生産現場とオフィスワークはあらゆる面で異なります。

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