タスク&時間管理の世界には根深い固定観念があります。それは次の行為を正としていることです。

  1. タスクを集める
  2. 計画を立てる

しかし、これらの行為を前提としている限り、不完全さや複雑さを生むだけで仕事は全く楽になりません。その固定観念を捨ててデザインされた手法がReNoteです。


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問題と代替え策

それではこれらの二つの行為のどこに問題があり、ReNoteでは替わりにどんな手段で行うのかを説明しましょう。

1.タスクを集める

既存のタスク&時間管理の手法やツールはひとつの例外もなく「タスクを集める(アナログなら書き出す、デジタルなら登録する)」という行為から管理をスタートします。しかし、このやり方をする限り、全てを網羅することは永久に不可能です。なぜならメールの一通一通や回ってくるメモ片の一枚一枚まで一か所に集めることはナンセンスですし、タスクの発生から集めるアクションまでのタイムラグがあるため漏らすリスクと常に隣合わせです。だから「タスクを集める」のとは別の手段を取る必要があります。そこでReNoteはタスクがどこから発生しようとも、タスクが発生したその場でごくごく簡単な「処置」をするだけでユーザーの管理下に入るようにデザインしました。つまりタスクが発生したその場でリアルタイムにアップデートされます。だからユーザーは完全に管理を委ねられるのです。なおReNoteには「メール管理」という概念はありません。それは始めからメールが管理の対象に含まれていて特別なものではないからです。

2.計画をする

多くの人が「計画を立てなさい」と口を揃えて言います。しかし、誰かと納期を約束しタスク(「受動的タスク」と呼びます)については計画を立てるより、次の目標に毎日従ったほうが明らかに合理的です。なぜなら正しい計画などどんなロジックを駆使しても立てられないからです。

 

■毎日の目標

・大きなタスク:全てオンスケジュール
・小さなタスク:全て完了

 

計画よりもすべきことはリスクのマネジメントです。ReNoteでは大きなタスクを毎日少しずつ進めるので納期間際で慌てることが決してありません。さらに毎日全ての大きなタスクに対して確認・相談・依頼・催促すべきことのチェックを行いリスクを徹底的につぶします。一方で優先順位を付ける、所要時間を見積るなど計画に関わる行為には一切行いません。なお大きなタスクも小さなタスクも納期が近いものを優先して完了させますが、それは機械的に決まることでユーザーの判断は入りません。なお、その日の状況によっては目標を達成できない日もあるでしょう。その場合でも、翌朝は未達成分のリカバリから始めて、その後に本来その日にやるべきことをやるというだけです。

>>計画不要・リスク撲滅のオペレーション

その他の五方策

ReNoteは二つの固定観念を取りはらう以外にも既存のタスク&時間管理の手法やツールにはない合理的な五つの方策があります。

1.毎日の目標にコミットする

人は目標があるからこそ達成に向けたモチベーションが高まり、エネルギーを発揮します。そこでReNoteでは前日の目標にコミットします。

2.できるだけその場で完了させる

仕事の効率を下げる要因のひとつはタスクを溜めることです。そのためReNoteではタスクが発生したその場で、それができなくてもできるだけ新鮮なうちに完了させます。

>>溜めない超絶メリット

3.余計なタスク発生を防ぐ

本来発生させなくて済むタスクの発生を防げは、そもそものタスクの量を減らすことができます。ReNoteでは確認漏れによって発生するタスクを徹底的になくす仕組みと、改善によりタスクの発生を元から断つ仕組みがあります。

4.時間を作り出す

ReNoteではスマートフォンを活用しいつでもどこでも仕事を前に進める手法で時間を作り出します。本来デジタルやモバイルを活用すべきはこの領域です。なぜならタスク管理の究極のゴールは未完了タスクをゼロにすることだからです。デジタルを使えばそのゴールから遠ざかります。またReNoteでは入力対象をスタンドに立てて視線を上下させないことでパソコンの入力効率をあげます。単純ですが効果てきめんの方法です。これ以外でもユーザーの工夫で一分一秒を絞り出してください。

>>いつでもどこでも前進

>>視線を上下させない

5. 迷わない探さない

ReNoteではタスクの細分化で迷いません。始めのうちは手当たり次第に進めて成果を積み上げていくからです。また何かやるべきことはないかとメールソフトやノートの中を彷徨ったり、必要なメールやノートに書いたメモを探したりする行為が一切生じません。それは全てが完璧に構造化されているからです。

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ReNoteの管理対象

ReNoteの管理対象は個人が管理をする納期が指定された大小のタスク(受動的タスク)及び能動的に行うタスク(自発的タスク)です。前者を最速で完全にこなした上で、後者に取り組みます。

なお、次のタスクは別途電子的なツールを使用してください。現状、特に推奨するツールはありません。

  1. 共有するタスクの必要な項目レベル
  2. ルーティーンタスク
また、プライベートなタスクはReNoteの管理対象ではありませんのでユーザーがやりやすい方法で管理してください。

ReNoteの投資対効果

ReNoteの運用にかかる費用は、細かな消耗品や備品を除けば市販のノートの購入費用だけです。しかも、そのノートはタスク管理専用ではなく、普段、議事やアイディアを書くノートです。ノートは何れにしても使うものなので、実質的にかかる費用はほぼゼロです。一方そのリターンは測定不能です。

当サイトについて

当サイトからダウンロードできるタスクマップ、当サイトのコンテンツはどなたでも、個人でご活用する範囲において、自由にご利用いただくことができます(当サイトはサイトに掲載されている広告の収入で運営しております。また将来タスクマップの末尾の枠にも広告が掲載されます)。 

免責事項など

当方はReNote を使用した結果生じたいかなる直接的・間接的損害に対して、その責を負うものではありません。またサイトの内容やタスクマップの仕様は予告なく変更することがあります。 


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