どんな分野においても「本当にほしいもの」と「実際に提供されているもの」との間にはギャップがあります。そのギャップがとてつもなく激しいのが、タスク管理の手法やツールです。不思議なことに単にやることを管理するという、ごく初歩的なニーズが、余りにも長い間全く満たされてきませんでした。

 

実は、「本当にほしいもの」が実現されなかった原因は、常識として定着している次のふたつの行為にあります。これは、にわかに信じる人がほとんどいない重要な事実です。

  • タスクを書きだす
  • 計画を立てる 

これらの行為により、気持ちが高まらなくなる上に時間もムダにします。そして、そのダメージが次の行為を習慣化させます。

  • 数分で終わらないタスクは後回し
そして、後回しにすればするほど、さらなる悪循環をもたらします。これが「実際に提供されているもの」の実態です。

そこで、この悪循環をバッサリと断ち切るために登場したのが、次の戦略を掲げる、常識を根底からくつがえすタスク管理法 ReNote です。

「できる限り発生したその場でタスクを完了させるため、あらゆる戦術で気持ちを高め時間のムダをなくす」

もちろん主要戦術は「タスクを書き出す」「計画を立てる」というふたつの行為を止められるストラクチャを創ることです。そこからもたらされるアドバンテージは衝撃的です。
  1. 全てが稼働時間
  2. リアルタイム・アップデート
  3. 最高のコンディション
さらに、要所を確実におさえながら進める方法、余計なタスクを発生させない方法、スマートフォンを活用していつでもどこでも仕事を進める方法、カンタン確実に作業効率を上げる方法という補助戦術が加わり、まさに圧巻のオペレーションを提供します。なお、ReNote はメールも管理の対象です。

ReNote こそが目の前に差し出されるまで分からなかった「本当にほしいもの」です。本来、タスク管理というものは、息をするがごとく自然に流れの中で済ませるべきことです。ところが「実際に提供されているもの」は、単なるやることの管理に、いかにも時間と神経を使いすぎるものでした。言うまでもなく、時間と神経を注ぐべきは仕事の質を高めることに他なりません。

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ReNote の主要戦術

タスクを書きださない

デジタルがどれだけ進化しても、私たちは次のような場面で紙のノートを使います。ミーティングや商談、上司の指示をもらうとき、電話で顧客と話すときなどです。ノートに書くメモは議事とタスクで構成されます。このときに書いたタスクを直接管理できれば、わざわざ書きだす必要はありません。それはノートに装着するタスクマップ(ReNote オリジナル・ダウンロード無料)を使うことでたやすく実現します。基本は次の三つのステップを踏むことです。

  1. タスクはノートの右3分の1のゾーンに分けて書く(左3分の2には議事を書く)
  2. できるかぎり後回しにせずにその場で完了させる
  3. 完了できなかったタスクはノート上の位置をタスクマップに示す
タスクは右3分の1のゾーンに書く
タスクは右3分の1のゾーンに書く
できるかぎりその場で完了させる
できるかぎりその場で完了させる
完了できなかったタスクはタスクマップに示す
完了できなかったタスクはタスクマップに示す


大きなタスクは赤で、小さなタスクは黒でタスクマップに示します。小さなタスクのうち、ひとことで書けるもの(=議事や説明を伴わないもの)はタスクマップに貼りつけた付せん紙に書きます(付せん紙は毎日取りかえます)。
画期的なタスクマップ
画期的なタスクマップ

タスクリストに書きだすのを止めてタスクマップに切り替えると次の理由で気持ちが高まりムダな時間も使いません。

  1. 一切漏れていないという確信
    タスクが発生した直後にタスクマップにタスクの存在する位置を示すため、なにか漏れているのではないか、という不安が一切ありません。一方、書きだす方法の場合、何度ノートや手帳をひっくり返しても確信はもてず不安が残ります。

  2. 一枚に全てが納まる
    大きなタスクも小さなタスクもタスクマップ一枚に全てが納まり一覧できるのでいつも安心です。なお「鈴木さんに電話」というようなひとことで書けるタスクは一日一枚の付せん紙に書きそれをマップに貼りつけるため物理的に一枚になります。

  3. タスクと議事が分断されない
    タスクをノートの外に書きだしてリストにすると、実行する段階になってそのタスクが発生したときの議事を探すことになり、その都度イライラします。ReNote では議事とタスクが分断されません。

  4. 持ち越しても転記がいらない
    書きだす方式では、継続して行うタスクやその日にすまなかったタスクを、別のところに転記することがあります。この何も価値を生まない作業は苦痛でしかなくモチベーションが下がります。

しかし、チェックボックスだけではタスクの中身がわからないではないか、という疑問がわくかもしれません。その疑問には次のセクションでお答えします。

計画を立てない

「計画」という言葉にはきわめてポジティブな響きがあります。その重要性を説いた格言も多数あります。そんなことからか「一日の計画を立てる」「一週の計画を立てる」という行為もまったく疑われることもなく正しいこととされてきました。しかしその常識はもはや古いのです。


「毎日同じ目標に従いなさい」

 

これこそが新しい常識です。その目標とは一日の終わりに次の状態にすることです。もし目標に届かなかったら翌朝リカバリします。

  1. 大きなタスクは全てオンスケジュールにする
  2. 小さなタスクは納期が先のものも含めて全て完了させる

*ここで言うタスクとは誰かと納期を約束したものです。

*自発的に行うタスクは完全に区別して扱います。

*タスクにはメールも含みます。ReNoteではメールを区別しません。

     

毎日この目標を達成していれば仕事は絶対的に安泰です。納期間際になって決して慌てることもありません。そして全てのタスクが処理の対象なのでどのタスクをやるかをタスクを並べて見比べる必要がありません。タスクの中身がみえないタスクマップで運用がまわるのはそういう理由からです。さらに、毎日これを繰り返していれば「一日の計画」「一週の計画」だけでなく「一カ月の計画」も一切立てる必要がありません。新常識においては計画とは何か新しいことを始めるときに限っておこなう行為です。

 

計画を立てることを止めて、毎日同じ目標にしたがうようにすると次の理由で気持ちが高まります。

  1. モチベーションがきわめて高くなる
    一日の目標に絶対的な価値があるので、つまり報酬が高いため、自ずとその達成に向けたモチベーションが高まります。それに対して計画したものを達成しようというモチベーションは大して働きません。なぜなら、立てた計画は正解ではなく、だだ自分で決めただけのものに過ぎないからです。

  2. 判断疲れが全く生じない
    どのタスクをどの順番でやるかを決めるには数多くの判断をします。その結果、かなりの「判断疲れ」を生じさせます。つまり朝一番から脳のコンディションを悪くします。

  3. ワーキングメモリが計画に占有されない
    一日の計画を決めると意識していないつもりでも「これからやるタスク」がワーキングメモリ(作業記憶)を占有します。しばしば「書きだして頭がすっきり」などと言いますが、実は大してすっきりしていません。「全てのタスク」がターゲットであり、しかもそれが「毎日同じ」であれば、全くワーキングメモリを使わないためほんとうに「頭がすっきり」します。

  4. 方法に確信をもてる
    オフィスの仕事は次から次へと新しいタスクが追加されます。そのため計画をしたところで多くの場合その通りにはならず、変更に手間がかかり挫折感を味わうだけです。だから追加を前提としたシンプルな目標に従うべきなのです。実態に合った方式なら常に確信をもっていられます。
なお「タスクを書きだし、一日の計画を立てる」ことに一日10分使ったとしましょう。一日10分は年間に換算すればなんと丸々5日分です。しかも朝一番の頭が最もフレッシュな時間を失うことになるのです。
 

このように「タスクを書きだす」と「計画を立てる」という二つの行為を取り払うことで気持ちが高まり、時間のゆとりもできるので「数分ですまないタスクは後回し」という効率を著しくさげる悪習慣をなくすことができるようになるのです。す

後回しにするという悪習慣をなくす

発生したタスクをすぐにその場で処理すれば仕事の効率があがることは、誰もが頭のどこかで理解しながら実践できていないことです。「後回しにしても問題がないもの」という意識でタスクを仕分けでいたら永遠に仕事は楽になりません。なぜなら後回しにすること自体が効率を落とす最大の要因だからです。期限が先であろうと、数分で終わらなかろうと、できるかぎり発生したその場で後回しにせずに完了させるのです。

 

後回しにせずにその場でやれば次の強力なメリットがあります。

  1. その場でやるモード
    あらゆる場面において、ただその場で済ませるつもりでいるだけで、特別な努力をしなくてもそれに合わせた動きをするようになります。例えば、上司から仕事の依頼を口頭で受ける場面を想像してください。「その場でやるモード」でいれば、話しを聞きながら頭の中では早速段取りがはじまり、確認すべきことに神経が行きとどくようになります。一方、「後でやるモード」でいればそれに合わせた動きをするということです。これはメール、電話、ミーティングや商談などのあらゆる場面にあてはまります。

  2. 作業記憶にあるうちに
    先の例で言えば、上司の話が終わったときにまだ作業記憶にあるものをそのまま処理することになります。きわめて速く、しかも最小の労力でタスクが完了します。

  3. 納期までのゆとり
    その場で済ませれば、たいていは相手の求める納期よりも早く完了します。仮に修正や追加があっても慌てることがありません。突貫工事はあらゆる面で効率をおとします。

  4. 残タスクが増えない
    タスクマップにより効率よく管理できるにしても残タスクが多ければ多いほど効率が悪くなります。その場ですませてタスクの数を減らせれば管理の効率は高くなります。

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活用戦略を決めよう

人によって仕事の量などの状況や、目指すものが違います。何のためにReNoteを使うのか目的を明確にすることが活用の第一歩です。次にいくつかの考え方を示します。

定時前に目標を達成する

現在の仕事をしっかりこなして実績を積み上げながら、毎日30分でも1時間でも時間を割いて(秘かに?)新たなプロジェクトを温めたいというようなケースです。

定時までに目標を達成する

とにかく定時までに仕事を終わらせることで、自己啓発、起業の準備、趣味、あるいは家事などにしっかり時間を割きたいというケースです。

残業時間を減らす

とにかく仕事の量が多く、とても定時には上がれない状況で、それでも一日の残業時間を一定の時間内に抑えたいというケースです。

当サイトについて

当サイトからダウンロードできるマスターマップ、当サイトのコンテンツはどなたでも自由にご利用いただくことができます(当サイトは広告収入で運営しております)。 

免責事項

当方はReNote を使用した結果生じたいかなる直接的・間接的損害に対してその責を負うものではありません。またサイトの内容やマスターマップの仕様は予告なく変更することがあります。 

ReNoteの名称について

ReNoteの"Re”にはプロセスを根底からRe-engineeringする、システムをRebuildする、その結果Revolutionを実現するという意味が込められています。”Note”はメインのツールが市販のノートだからです。なおアナログツールなのでユーザーの工夫によるReformもたやすくできます。

リスのキャラクターについて

リスは広大な森の中に隠した数千個ものナッツの保管場所を記憶することができます。ReNote の比類なき管理能力の象徴として、またリスの姿がRevolutionの"R"を連想させるため採用しました。


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